Präsentation erstellen – So gehe ich vor

Im Studium und auch später im Berufsalltag sind Präsentationen, je nachdem welchen Beruf Du ergreifst, keine Seltenheit. Sicherlich ist das Präsentieren etwas, was manchen Menschen leichter und anderen schwerer fällt. Aber mit meinen Tipps kannst Du Dir die Aufgabe auf jeden Fall leichter machen.

Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen – das gilt auch fürs Vortraghalten. Aber wie bei allem kann man auch im Vortragen durch Übung und Erfahrung besser werden.

Präsentation erstellen: Eine Vortragstechnik wählen

Zunächst solltest Du Deinen Vortrag strukturieren. Das ist der erste Schritt Deiner Vorbereitung. Wie viel Zeit hast Du für die Präsentation und wie möchtest Du den Vortrag gestalten?

Häufig beträgt die Vortragszeit in der Schule und im Studium etwa 15 Minuten, im Berufsalltag gehen die Präsentationen, die ich so halte, auch mal 45 bis 60 Minuten. Länger sollten sie auch nicht sein, denn danach lässt die Konzentrationsfähigkeit der meisten Zuhörer langsam nach.

Wenn Du vor einer kleinen Gruppe von nur sechs bis acht Personen vortragen sollst, kannst Du darüber nachdenken, frei zu sprechen oder mit einem Flipchart zu arbeiten (siehe auch Präsentationstechnik wählen). Dadurch wird der Vortrag lebendiger und bindet die Zuhörer mehr ein. Wenn Dein Publikum größer ist, eignet sich PowerPoint besser.

Je nachdem, wie lange Dein Vortrag ist, kannst Du zwischen den einzelnen PowerPoint Folien kurze Passagen einbauen, in denen Du zum Flipchart wechselst, um ein Diagramm aufzubauen oder eine kleine Umfrage unter dem Publikum zu machen.

Wenn Du allerdings im freien Reden eher unsicher bist, dann ist es vollkommen okay, nur mit PowerPoint zu arbeiten. Auf diese Weise kannst Du Deinen gesamten Vortrag durchplanen und musst nicht improvisieren.

Präsentation erstellen: Den Vortrag strukturieren

Sagen wir, Du hast Dich für eine PowerPoint Präsentation entschieden, was die gängigste Vortragstechnik ist. Du willst einen 45-minütigen Vortrag halten und kennst Dein Thema.

Der zweite Schritt besteht nun darin, eine Gliederung zu erstellen. Bringe sie zu Papier, so wie Du es für eine Hausarbeit oder einen Aufsatz tun würdest. Die Gliederung kann lauten:

• Einführung
• Contra
• Pro
• Fazit

Oder auch:

• Einleitung
• Themenkomplex 1
• Themenkomplex 2
• Themenkomplex 3
• Zusammenfassung.

Das hängt ganz von Deinem Thema ab.

Versuche nun, die einzelnen Kapitel zu proportionieren. Die Einleitung darf je nach Thema zwei bis zehn Folien umfassen. Die Themenkomplexe dann jeweils zehn bis fünfzehn. Die Gewichtung liegt ganz bei Dir.

Was Dir wichtig ist, darf gerne ausführlicher behandelt werden. Es ist schließlich Dein Vortrag.

Präsentation erstellen: Eine Gliederung mit Inhalten erstellen

Die Gliederung ergibt sich oft aus dem Thema heraus. Erstelle dir eine detaillierte Gliederung und bringe Stichpunkte zu Papier. Was möchtest Du Deinen Zuhörern mitteilen und worauf willst Du eingehen?

Gehe dabei vor wie bei wissenschaftlichen Arbeiten. Erkläre Dein Thema zunächst, damit alle Zuhörer dem Vortrag auch folgen können. Dann gehe entweder auf einzelne Aspekte ein, führe eine Pro/Contra-Argumentation durch oder bringe Beispiele, die Deine Thesen untermauern. Wichtig ist, dass Du eine Einleitung am Anfang der Präsentation und ein Fazit oder eine Zusammenfassung am Ende des Vortrags hast.

Nun füllst Du Deine Gliederung mit Inhalten und mit Leben. Möglicherweise musst Du ein wenig recherchieren. Vielleicht weißt Du aber auch alles. Bring es zu Papier, so dass ein stichhaltiger Vortrag entsteht.

Präsentation erstellen: Die technische Umsetzung mit PowerPoint

Deine Stichpunktliste dient nun als Ausgangspunkt für die PowerPoint Folien. Wähle zunächst einen einheitlichen Hintergrund für Deine Präsentation. Entscheide Dich für eine Farbkombination – am besten etwas Dezentes. Zu viel Farbe wirkt nur verwirrend und lenkt vom Thema ab.

Dann füge Deine Gliederung und Deine Stichpunkte so in die Folien ein, dass der Zuhörer Deiner Rede folgen kann. Schreibe Die wichtigsten Aspekte auf – so dient die Präsentation auch Dir als Gedankenstütze. Pro Folie solltest Du nicht mehr als fünf bis sechs Stichworte oder Aspekte aufführen.

Überlege Dir, an welcher Stelle ein Bild, ein kleines Video oder ein Diagramm passend wäre. Willst Du eine Statistik oder die Ergebnisse einer Studie als Argument anführen? Dann schau Dich um, ob Du ein Diagramm findest, dass die Ergebnisse auf einen Blick veranschaulicht. Gibt es keine grafische Darstellung, kannst Du diese vielleicht mit Hilfe von Excel erstellen und einfügen.

Bilder sind oft sehr hilfreich, um den Zuhörer zu fesseln und ihm vor Augen zu führen, worum es geht. Überlade Deine Folien aber nicht mit Bildern. Ein Bild pro Folie ist ideal.

PowerPoint hat viele tolle Gadgets und Animationen, die lustig aussehen. Die Folienübergänge lassen sich bombastisch gestalten – mit nur einem kleinen Klick. Aber wenn Du einen professionellen Vortrag halten musst, dann gilt: weniger ist mehr. Verzichte auf blitzende Effekte und aufregende Animationen in Deiner Präsentation. Beschränke Dich auf das Wesentliche.

Präsentation erstellen: Ein Manuskript bzw. Notizen erstellen

Vor allem für weniger erfahrene Präsentierer ist ein kleines Manuskript ein unerlässliches Hilfsmittel. Schreibe Dir auf, was Du zu den jeweiligen Folien sagen möchtest.

Du kannst gerne wiederholen, was auf den Folien steht. Aber Du solltest Dich nicht darauf beschränken. Gib den Zuhörern Zusatzinformationen, Beispiele, eine kleine Anekdote; gib Ihnen etwas, das den Vortrag auflockert und verständlicher macht.

Du kannst entweder klassisch Papier oder Karteikarten mit Stichworten nutzen, oder auch die Notizfunktion im PowerPoint benutzen, um Deine Notizen zu sehen. Der Nachteil bei der Notizfunktion im Computer ist, dass Du ständig auf Deinen Bildschirm blicken musst. Nutzt Du Karteikarten, kannst Du während des Vortrags auch mal aufstehen und vielleicht etwas an der Leinwand zeigen. Es wirkt weniger steif, wenn Du nicht die ganze Zeit am PC sitzt und dort abliest.

Deine Notizen bzw. das Manuskript kannst Du dann super nutzen, um daraus ein Handout zu erstellen.

Zum Schluss: Die Präsentation üben

Wie sagt man: Übung macht den Meister. Am besten fragst Du einen Freund oder deine Familie, ob Du mit ihnen den Vortrag einmal durchspielen darfst.

Dein Zuhörer soll Dir dann ehrlich sagen, ob er alles versteht, ob Du nicht zu schnell sprichst, ob Du Fachbegriffe benutzt, die vielleicht erklärt werden müssen oder ob Dein Vortrag noch wichtige Lücken hat oder Fragen aufwirft.

Wenn dann alles perfekt erscheint, übe den Vortrag noch mehrere Male alleine, bis Du Dich sicher fühlst und die Nervosität langsam nachlässt. Nun solltest Du für Deine Präsentation gerüstet sein.